CRM- und DMS- Systeme

Dokumenten-Management-Systeme waren bislang nur in wenigen, und wenn, dann nur in großen Unternehmen zu finden – sei es aufgrund der hohen Investitionskosten, der mangelnden Akzeptanz oder schlicht aufgrund der Unkenntnis über deren Einsatzmöglichkeiten. Mittlerweile zeichnet sich aber dank einer innovativen Softwaretechnologie ein neuer Trend ab. Diese Systeme sind sehr viel einfacher zu bedienen, werden zudem deutlich preisgünstiger angeboten und verursachen auch wesentlich geringere Betriebskosten.

FlowFact Universal CRM organisiert Kunden und Kontakte

Was ist FlowFact?

Die gesamten Vorgänge – Briefe, Emails, Faxe, Telefonie, Termine, Aufträge u.v.m.- werden strukturiert an der Adresse und am Projekt abgelegt, so dass Sie und Ihre Mitarbeiter immer alle Daten rund um den Kunden und die Projekte sofort zur Verfügung haben. Marketingaktivitäten wie Serienmails können einfach und professionell mit personalisierter Anrede erstellt werden. Ebenso einfach und schnell lassen sich Vertriebserfolge auswerten und kontrollieren. Die vielfältigen Suchoptionen ermöglichen Ihnen ein schnelles Finden von Informationen und Daten, so dass Sie mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben haben. Die Groupware- und CTI-fähige Lösung von FlowFact hält viele weitere interessante Funktionen für Sie bereit, die Sie am besten selbst entdecken.

Adress- und Kontaktmanagement:

Mit FlowFact erfassen Sie alle Adressen und stellen hierarchische Beziehungen dar. Die Qualifizierung der Kontakte wird durch die Vergabe frei definierbarer Merkmale besonders erleichtert. Daraus wird die Beziehung zwischen dem Unternehmen und der Adresse ersichtlich. Über die Adressen haben Sie außerdem direkten Zugriff auf die gesamte Kontakt- und Projekthistorie. Die diversen Selektionsfunktionen ermöglichen nach unterschiedlichsten Kriterien selektieren und sortieren zu können.

Das FlowFact Kontaktmanagement eignet sich sehr gut für Unternehmen mit längeren Verkaufszyklen, hohen Anforderungen im Projektgeschäft und zur Umsetzung professioneller Kundenbindung. Die übersichtliche Darstellung und der rasche Zugriff auf die Adress- und Kontaktdaten sichern die rasche Erkennung der Situation und damit die professionelle Reaktion des Mitarbeiters.

Dokumentenmanagement:

Der ständig steigende Informationsbedarf ist mit dem Einsatz des FlowFact Dokumentenmanagements zu lösen. Die Erstellung von Briefen, Faxen, Einladungen, eMails oder sonstiger Korrespondenz ist aufgrund der guten Bedienungsführung einfach zu realisieren. FlowFact organisiert unter anderem die Weiterleitung und Archivierung von Dokumenten sowie den Zugriff auf alle relevanten Informationen für alle Beteiligten entlang der Prozesskette.

FlowFact passt sich der Microsoft® Backoffice-Umgebung an. Die Anbindung an Office Produkte, wie Microsoft Word und Excel, ermöglichen das nahtlose Arbeiten im Korrespondenzbereich.

Die elektronische Ablage der erzeugten Dokumente erfolgt nicht irgendwo, sondern wird direkt als Aktivität zur Adresse, zum Projektordner oder beidem gespeichert, so dass die Vollständigkeit der Kontakthistorie gesichert ist. Die Erstellung von Mehrfachkopien zur Verteilung an einzelne Mitarbeiter gehört der Vergangenheit an. Die Weitergabe der Kopien von Dokumenten und Informationen wird einfach per Mausklick auf die personalisierte Wiedervorlage realisiert.

Kommunikation:

FlowFact unterstützt die Anforderungen, dass alle am Prozess beteiligten übergreifend Zugang auf das vollständige Geschehen haben. Die Kommunikation zwischen allen vertriebsrelevanten Unternehmenseinheiten ermöglichen die weitere Verbesserung des Verkaufsgeschehens.

Der Ein- und Ausgang von eMails, Voice Mails, Faxen sowie internen Nachrichten werden über die Wiedervorlage gesteuert und erfolgt damit reibungslos. FlowFact stellt allen Beteiligten aktuelle und umfassende Informationen über Adressen, Personen, und Aktivitäten, unabhängig vom Standort zur Verfügung. Der Datenabgleich (Replikation) kann zwischen Filialen, Notebooks, der Zentrale, Heimarbeitsplätzen und Telearbeitsplätzen durchgeführt werden.

Ganz besonders unterstützt Sie die Computer-Telefon-Integration (CTI) bei der kompetenten Kundenberatung: Statt in Akten oder Karteikarten blättern oder auch nur den Namen erfragen zu müssen, stehen mit der Integration von Computer und Telefon die in FlowFact gespeicherten Kundeninformationen mit dem Läuten des Telefons auf dem Bildschirm. Man weiß sofort, wer anruft und welche Kontakte es zu diesem Kunden gegeben hat.

Termin- und Ressourcenplanung:

Mit FlowFact wird der Erfolg im Vertrieb und in der Kundenbetreuung durch die zuverlässige, zeitgerechte und zielgerichtete Darstellung von Aktivitäten durchgeführt. Ein sehr anspruchsvolles Hilfsmittel stellt das Terminkalendersystem dar. Per Alarmfunktion werden Sie sowohl akustisch und auch visuell an Ihre Vorhaben erinnert. Die terminlichen Verpflichtungen lassen sich je nach Bedarf in Tages-, Wochen- oder Monatskalender aufrufen und ausdrucken. Der FlowFact Kalender unterstützt umfassend die Teamarbeit. Terminabstimmungen mit allen Mitarbeitern sind über den Gruppenplaner zu realisieren, der genau anzeigt, wann Mitarbeiter beispielsweise schon verplant sind. Ressourcen, wie Besprechungsräume, Präsentationsmaterialien sowie Firmenfahrzeuge lassen sich sehr gut mit dem Gruppenplaner verwalten. Die Anbindung zu allen PDA Geräten, zum Beispiel Palm, macht es dem FlowFact Anwender möglich, auch ohne Notebook, unterwegs über alle Termine und weitere Informationen den Überblick zu behalten.
Projektsteuerung:

FlowFact Projekte sind ein umfassendes, effizientes Organisationsmittel, um größere Kundenaufträge, Marketingaktionen, Messen, Personalwesen oder andere Organisationsvorhaben verwalten zu können. Mit den Projekten können komplexe Vorgänge jeglicher Art koordiniert werden. Sämtliche Informationen und Dokumente werden in den Projekten zusammengeführt. Komfortable Suchfunktionen, Verknüpfungen zu Adressen oder anderen Projekten sowie der direkte Zugriff auf die Projekthistorie gestalten die Arbeit übersichtlich, schnell und effizient. Sie können sich jederzeit darüber informieren, welche Projekte und Vorhaben gerade aktuell sind, welche in Vorbereitung und welche Mitarbeiter am Projekt beteiligt sind.

Kundenservice:

Mit dem Support- und Aktualitätsbündnis (SAB) sichern FlowFact Kunden ihre Investition langfristig ab und bleiben ständig up to date. SAB-Kunden steht werktags von Montag bis Freitag eine zentrale Hotline zur Beantwortung von Fragen und Lösen von Problemen zur Verfügung. Fachpersonal der einzelnen Niederlassungen sorgt für die reibungslose Installation, Einführung und Anpassungen von FlowFact. Im Rahmen des Support- und Aktualitätsbündnisses (SAB) wird weiterführender Service im Bereich Veranstaltungen, Events, Sonderleistungen angeboten.

FlowFact ist ein offener Standard. Egal in welcher Branche und Unternehmensgröße die Softwarelösung eingesetzt wird, ist es wichtig, ein „Werkzeug“ an die Hand zu geben, das so flexibel ist, dass es sich einerseits der Individualität des Unternehmens anpasst und andererseits offen für Weiterentwicklung ist. Jedes Unternehmen hat spezifische und individuelle Geschäftsprozesse, die in der Softwarelösung berücksichtigt werden müssen und trotzdem die Updatefähigkeit erhalten bleibt.